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Come migliorare i meeting nel 2023

L'inizio di un nuovo anno è il momento ideale per stabilire la rotta. L'esperta di Practice management Lindsay Troxell illustra alcune idee su come organizzare riunioni utili a mantenere il vostro team concentrato, motivato e soddisfatto per tutto l'anno.

Lindsay Troxell

Lindsay Troxell

Senior Director of Practice Management


11 gen 2023
5 minuti di lettura

In sintesi

  • Un aspetto importante della programmazione delle riunioni del team è valutare se siano più produttive in modalità presenza o in forma virtuale.
  • Una volta stabilito il formato, valutate la possibilità di organizzare diversi tipi di riunioni nel corso dell'anno, ciascuna delle quali con una finalità precisa.
  • Consultazioni rapide, riunioni di feedback e l'identificazione di aspetti specifici da migliorare possono aiutare il vostro team a porre le basi per il successo.

Il 2023 è appena iniziato e molti di noi sono già alle prese con le sfide che si presentano ogni giorno e da un minuto all'altro sul lavoro. Sia che desideriate rientrare nel vivo dell'attività o stiate ancora cercando di superare l'indolenza delle festività, questo è il momento ideale per rifocalizzare e motivare il vostro team per il nuovo anno.

I professionisti dedicano in media 21,5 ore alle riunioni ogni settimana ed è pertanto importante che queste ore trascorse con il vostro team contino.1 Gli elementi distintivi delle riunioni di gruppo di seguito illustrati sono concepiti per aiutarvi a definire la direzione, festeggiare i successi e identificare le sfide principali che il vostro team deve affrontare. Queste pratiche possono essere incorporate nelle vostre riunioni esistenti o essere attuate come eventi a sé stanti.

Determinate il vostro formato

Sulla scia della diffusione del lavoro a distanza a seguito della pandemia, i vari team in tutto il settore finanziario stanno ancora definendo il modo migliore di operare. È importante scegliere in modo avveduto il formato delle riunioni allo scopo di massimizzarne l'efficacia per il vostro gruppo.

Per esempio, se l'ambiente di lavoro del vostro team è ibrido, dovete riflettere sulle differenze tra le vostre riunioni virtuali e di persona. Notate un maggior grado di collaborazione e partecipazione quando le persone sono insieme nello stesso ambiente? In tal caso, valutate la programmazione delle riunioni del vostro team nei giorni in cui prevedete che la maggior parte dei partecipanti sia presente di persona. Al contrario, se non notate alcuna differenza, è altrettanto importante comunicare ai membri del vostro team che sono liberi di partecipare di persona o virtualmente.

Una volta consolidato il vostro format di riunione, potete iniziare a pensare ai diversi tipi di meeting che dovete programmare per far sì che il vostro team abbia il massimo successo quest'anno. Di seguito sono illustrate cinque proposte utili per la vostra programmazione. 

Consultazioni

Le consultazioni sono rapidi scambi di informazioni, concepite per fornire ai membri del team una panoramica di ciò che ciascuno sta facendo nel corso della giornata o della settimana. Ogni membro del team deve dedicare un minuto a spiegare su cosa intende lavorare. Ciò è utile al team in quanto fornisce a tutti una panoramica di quello che sta accadendo e contribuisce a fare emergere proposte sul supporto reciproco.

Le consultazioni hanno lo scopo di far sì che i report dei membri del team siano concisi: se una persona si dilunga per più di un minuto, è probabile che le informazioni possano essere gestite meglio nell'ambito di un gruppo più piccolo o in una riunione più lunga e approfondita. In base alla mia esperienza, questo tipo di riunione tende maggiormente a garantire che i partecipanti prestino attenzione gli uni agli altri perché è più difficile risultare assenti in questa configurazione.

Riunioni di feedback

Questa pratica è concepita per facilitare la creazione di abitudini produttive e a identificare i cambiamenti necessari destinati a giovare al team. Le ricerche hanno dimostrato che le persone che ricevono regolarmente apprezzamenti e riconoscimenti positivi:

  • Migliorano la produttività personale
  • Sono più propense a rimanere nell'organizzazione
  • Ottengono riscontri più soddisfacenti da parte dei clienti, anche in termini di fidelizzazione.

Ne emerge anche una probabilità decisamente maggiore di mantenere comportamenti che si traducono in apprezzamenti anziché abitudini che danno luogo a critiche. Questa pratica di feedback si articola in due parti: l'apprezzamento e la "cosa che non va".

L'apprezzamento

Ogni settimana, dedicate 5-7 minuti a fornire feedback positivi, costanti e reciproci e sulle vostre esperienze con il team. Per esempio: "Maria ha fatto un ottimo lavoro fornendo i dati delle ricerche ai clienti", "Mario è stato bravissimo a consentirci di gestire le richieste quotidiane dei clienti", "Con quel cliente si lavora davvero molto bene", ecc. Questi feedback devono essere costanti, un flusso continuo di osservazioni positive senza commenti, giustificazioni o ammonimenti. Non esistono cose che non vale la pena condividere: anche constatazioni come "Giovanni mi ha aiutato a riordinare dopo il pranzo che abbiamo fatto insieme" o "Lucia mi ha tenuto la porta quando avevo le mani occupate" sono utili ai fini del gruppo.

La “cosa che non va”

Le riunioni sugli obiettivi a lungo termine del team possono assumere molte forme diverse, ma illustro un esempio che si è rivelato molto utile per diverse persone:

Ogni tre settimane, i membri del team identificano a turno la "cosa che non va" e che a loro avviso dovrebbe essere cambiata per migliorare l'operatività del team. Ciò deve riguardare il compito o la mansione, non una persona. Il team valuta poi ogni suggerimento e decide collettivamente su cosa concentrarsi nelle tre settimane successive. Durante le riunioni settimanali, è possibile fornire aggiornamenti sullo stato d'avanzamento e apportare modifiche. Si raccomanda vivamente che sia il team a individuare le modalità per risolvere insieme il problema iniziale e osservare i progressi prima di scegliere il passo successivo.

Dedicare tempo a esaminare il modo in cui si tengono le riunioni del vostro team può sembrare noioso, ma aiuta a ottimizzare il tempo che dedicate alla comunicazione nel corso di tutto l'anno. Può anche contribuire a raccogliere feedback del vostro team durante la programmazione in modo da assicurare che siano prese in considerazione le esigenze di tutti. 

Queste sono le opinioni dell'autore al momento della pubblicazione e possono differire da quelle di altri soggetti/team di Janus Henderson Investors. Eventuali titoli, fondi, settori e indici citati nel presente articolo non costituiscono né fanno parte di alcuna offerta o invito all'acquisto o alla vendita.

 

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