Privacybeleid

Janus Henderson Investors vindt het handhaven van uw privacy belangrijk en neemt voorzorgsmaatregelen om uw gegevens te beschermen. Uw relatie met ons is immers gebaseerd op vertrouwen en dat willen wij graag behouden. Dit beleid is van toepassing als wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot uw gegevens; met andere woorden als wij het doel bepalen waarvoor deze gegevens verwerkt worden en de middelen waarmee dat gedaan wordt. Dit beleid legt vast op welke basis uw gegevens door ons worden verzameld, opgeslagen en gebruikt.

Inhoud van dit Privacybeleid

  1. Wie wij zijn en hoe kunt u contact opnemen met ons
  2. Gegevens die wij verzamelen
  3. Hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken
  4. Hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken
  5. Uw rechten
  6. Opslag, overdracht en bewaartermijn
  7. Beveiliging
  8. Wijzigen van deze informatie

1. Wie wij zijn en hoe kunt u contact opnemen met ons

Dit is het Privacybeleid van Janus Henderson Investors (waarnaar in dit beleidsdocument ook wordt verwezen als ‘Janus Henderson’, ‘wij’, 'ons' of ‘onze’). Met Janus Henderson Investors bedoelen we Janus Henderson Group Plc (reg. 101484) en haar dochterondernemingen. Janus Henderson verzamelt en gebruikt gegevens bij de normale bedrijfsactiviteiten en dient er daarom voor te zorgen dat het gebruik van deze gegevens in overeenstemming is met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit Privacybeleid regelt de verwerking van uw gegevens door Janus Henderson. In dit Privacybeleid wordt toegelicht hoe uw gegevens kunnen worden bewaard en gebruikt door bedrijven in de Janus Henderson Group. Het is mogelijk dat gegevens worden gedeeld tussen dochterondernemingen van Janus Henderson in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten.

Als u vragen of opmerkingen hebt over ons Privacybeleid of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, neemt u dan gerust contact met ons op per e-mail privacy@janushenderson.com of per post:

Janus Henderson Investors
Data Privacy Office
151 Detroit Street
Denver, CO, 80206-4805
United States of America

2. Gegevens die wij verzamelen

Met “gegevens” bedoelen we alle persoonlijke en financiële gegevens over u die we verzamelen, gebruiken, delen en opslaan. De meeste gegevens die wij verzamelen, hebt u ons rechtstreeks verstrekt toen u online aangaf dat u informatie van ons wilde ontvangen of toen u klant bij ons werd.

Als u onze website bezoekt en/of informatie aanvraagt op onze website verzamelen wij o.a. de volgende gegevens over u (deze opsomming is niet volledig):

  • persoonlijke contactgegevens (bijvoorbeeld voornaam, achternaam, functie binnen het bedrijf, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, bedrijfsadres, plaats, postcode en land); en
  • hoe u onze website of andere digitale diensten bezoekt en gebruikt (bijvoorbeeld uw IP-adres, locatie, gebruikte apparaat en software, bezochte pagina’s, bekeken content, links en buttons waarop is geklikt).

Wij verzamelen en genereren o.a. de volgende gegevens over u (deze opsomming is niet volledig):

  • de diensten of producten van Janus Henderson waarmee u zich heeft beziggehouden en onze interactie met u; en
  • uw bezoeken aan de websites van Janus Henderson inclusief door cookies verzamelde gegevens die technische informatie opslaan over de diensten die u gebruikt en hoe u ze gebruikt. Voor meer informatie over de cookies die Janus Henderson gebruikt, verwijzen wij u graag naar ons Cookiebeleid.

Als u een klant van ons wilt worden of al een klant van ons bent, verzamelen of genereren wij naast de hierboven genoemde gegevens mogelijk ook aanvullende gegevens over u. Onder andere (deze opsomming is niet volledig):

  • financiële informatie met betrekking tot het beheer van uw account bij ons, inclusief bankrekeningnummers en transacties;
  • beleggingsgegevens inclusief doelen en/of doelstellingen, en risicoprofiel;
  • wettelijke vereisten zoals fiscaal woon-/vestigingsland, fiscaal identificatienummer, handtekening, overlijdens- en huwelijksakte, gepasseerde akte van volmacht al dan niet in geval van wils(on)bekwaamheid, faillissementsbesluit, akte van naamswijziging en trustakte;
  • gegevens over andere personen met wie u financieel verbonden bent (bijvoorbeeld uw partner) of die een belang hebben in of betrokken zijn bij uw accounts (bijvoorbeeld als u een account hebt geopend ten gunste van een kind);
  • nieuwe accountinformatie inclusief geboortedatum en/of leeftijd, plaats of land van geboorte en nationaliteit;
  • arbeidssituatie inclusief of u werkzaam bent, met pensioen bent of een uitkering ontvangt;
  • bewijs van identiteit, waaronder een kopie van uw rijbewijs, paspoort of een ander geldig identiteitsbewijs (afhankelijk van wat u ons verstrekt); en
  • Alle andere relevante gegevens die u ons verstrekt in correspondentie, per e-mail, op papier of per telefoon.

Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij gegevens over u ontvangen van derden. Onder andere (deze opsomming is niet volledig):

  • gegevens die wij ontvangen als u een beleggingsprofessional inschakelt om een aanvraag bij ons in te dienen;
  • gegevens die wij ontvangen van een bureau voor fraudebestrijding met betrekking tot u, uw account of een van uw beleggingen;
  • antecedentenonderzoek inclusief informatie van social media; en
  • evenementen waarvoor u zich hebt aangemeld en/of die u hebt bijgewoond waar een beleggingsproduct van Janus Henderson werd gepresenteerd.

Naast de hierboven beschreven gegevenscategorieën verwerkt Janus Henderson ook andere geanonimiseerde informatie en gegevens zonder verwijzing naar een specifiek individu. Uw gegevens worden mogelijk omgezet in statistische of geaggregeerde data die niet kunnen worden gebruikt om u weer te identificeren. Mogelijk worden deze data vervolgens gebruikt voor statistisch onderzoek en rapportages, die kunnen worden gedeeld binnen de Janus Henderson Group.

3. Hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken

Wij verwerken uw gegevens voor zover noodzakelijk is om onze beleggingsactiviteiten uit te voeren, met u te communiceren, onze wettelijke verplichtingen na te komen en voor andere legitieme doeleinden die zijn toegestaan volgens de van toepassing zijnde wetgeving. Uw gegevens kunnen op de volgende manieren en voor de volgende doeleinden door ons worden verwerkt (deze opsomming is niet volledig):

  • voor het aanmaken van accounts, administratie met betrekking tot en beheer van uw beleggingsrekening(en) (indien van toepassing), om uw gegevens te actualiseren en uw verblijfplaats te traceren om contact met u op te nemen over uw account;
  • om inzicht te krijgen in uw behoeften en interesses;
  • om u in staat te stellen toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de functionaliteiten van onze online diensten;
  • om met u te communiceren als u hebt gevraagd of toestemming hebt gegeven, met betrekking tot een product of dienst of een andere context waarin u ons hebt ingeschakeld, om u informatie te verstrekken;
  • voor opname van inkomende en uitgaande telefoongesprekken voor trainings-, monitorings- en beveiligingsdoeleinden;
  • om zorg te dragen voor de beveiliging van uw beleggingen door het krijgen en/of verifiëren van instructies rechtstreeks van u of via een agent die u heeft aangesteld om namens u op te treden;
  • om u op de hoogte te brengen van wijzigingen in uw beleggingen en/of om contact met u op te nemen over uw rechten met betrekking tot uw beleggingen en u in staat te stellen om deze uit te oefenen;
  • voor het onderzoeken van klachten, geschillen en/of problemen met betrekking tot uw beleggingen en/of activiteiten in uw account;
  • voor het verifiëren van identificatie, witwassen van geld en om andere controles uit te voeren om uw identiteit te bevestigen en om ervoor te zorgen dat de beleggingen die wij voor u behandelen, worden gedaan in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen;
  • voor het bijhouden van een beleggersregister;
  • voor het beoordelen en verbeteren van de functionaliteit van onze website en uw gebruik daarvan (inclusief eventuele personalisatie die u mogelijk hebt aangegeven en die wij hebben bewaard met behulp van cookies (zie ons Cookiebeleid voor meer informatie));
  • voor het managen en beheren van onze bedrijfsactiviteiten;
  • voor de naleving en de beoordeling van de naleving van wetgeving, regels en voorschriften die van toepassing zijn en intern beleid en procedures;
  • voor het beheer en onderhoud van databases waarin gegevens worden opgeslagen;
  • voor bepaalde profilering en andere geautomatiseerde besluitvorming die van belang kan zijn voor uw beleggingen en/of de manier waarop wij uw beleggingen beheren;
  • om te anonimiseren, waardoor wij marktonderzoek en analyses kunnen doen en statistieken kunnen ontwikkelen op basis van informatie die niet verwijst naar een specifiek individu;
  • voor marketingcommunicatie (als wij dit wettelijk gezien mogen doen en als u geen bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens voor deze doeleinden);
  • om zoekopdrachten uit te voeren bij bureaus voor fraudebestrijding voordat u een aanvraag doet, in de aanvraagfase en periodiek daarna; en
  • om een verzoek te behandelen van u om uw rechten uit te oefenen overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als wij gegevens gebruiken, doen wij dit altijd in overeenstemming met alle van toepassing zijnde wetgeving. De wetgeving inzake gegevensbescherming vereist dat wij een of meerdere van de volgende redenen hebben:

  1. ‘Uitvoering van een overeenkomst’ - de gegevens die nodig zijn om uw account, product of dienst te kunnen leveren (wij moeten bijvoorbeeld uw transactiegeschiedenis bijhouden om u een rekeningoverzicht te kunnen verstrekken).
  2. ‘Wettelijke verplichting' - wij zijn wettelijk verplicht om uw gegevens te verwerken (bijvoorbeeld om uw identiteit te verifiëren).
  3. ‘Gerechtvaardigd belang’ - wij mogen uw gegevens gebruiken als, alles in aanmerking genomen, de voordelen die dit oplevert gerechtvaardigd zijn en uw belangen of wettelijke rechten niet zwaarder wegen (wij hebben er bijvoorbeeld belang bij om te weten wat onze klanten wel en niet op prijs stellen zodat wij betere producten en diensten kunnen aanbieden).
  4. ‘Toestemming’ - in sommige gevallen kunnen wij uw toestemming vragen om gegevens op een bepaalde manier te mogen gebruiken en als het verkrijgen van uw toestemming wettelijk is vereist (bijvoorbeeld als u ons toestemming geeft om u informatie te sturen over nieuwe producten). Als ‘toestemming’ de enige reden is waarom wij gegevens gebruiken, hebt u het recht om van gedachten te veranderen en uw toestemming te wijzigen of in te trekken.

4. Delen van uw gegevens

Het is mogelijk dat wij uw gegevens delen binnen de Janus Henderson Group (zowel in het Verenigd Koninkrijk als daarbuiten) voor de hierboven beschreven doeleinden. Al onze werknemers en opdrachtnemers zijn verplicht om ons beleid inzake gegevensbescherming en -beveiliging te volgen bij het verwerken van gegevens.

Mogelijk delen wij uw gegevens ook buiten de Janus Henderson Group in de volgende omstandigheden:

Wettelijke verplichtingen: wij delen gegevens: (i) voor zover dit vereist wordt door de van toepassing zijnde wetgeving, door een overheidsinstantie of een wethandhavingsdienst, of voor misdaadpreventie (inclusief fraudebestrijding); (ii) in verband met gerechtelijke procedures (inclusief eventuele toekomstige gerechtelijke procedures); of (iii) om onze wettelijke rechten te verwerven of te verdedigen.

Dienstverleners: wij delen gegevens met dienstverleners die diensten voor ons uitvoeren (waaronder clouddiensten, dataopslag, verkoop, marketing, onderzoek en klantenservice). Onze contracten met onze dienstverleners bevatten de verplichting dat zij toestemmen om hun gebruik van gegevens te beperken en te voldoen aan privacy- en beveiligingsnormen die minstens even streng zijn als de voorwaarden in ons Privacybeleid.

Relaties met derden: wij delen uw informatie met gelieerde derden, waaronder financiële instellingen als beleggingsadviseurs en overdrachtskantoren. Deze derden zijn onderworpen aan van toepassing zijnde verplichtingen inzake gegevensbescherming en zij zullen uw gegevens alleen gebruiken zoals beschreven in ons Privacybeleid.

Toestemming: als u ons verzoekt om uw gegevens met iemand anders te delen (bijvoorbeeld als u een professionele adviseur inschakelt nadat u een klant van ons bent geworden en ons verzoekt om informatie over uw account te verstrekken aan deze professionele adviseur) of als wij anderszins uw toestemming hebben verkregen. Als wij gegevens delen in afwijking van wat is toegestaan of hierboven beschreven, vragen wij u of u toestemming geeft daarvoor (opt in). U kunt er dan voor kiezen om ons de instructie te geven de gegevens niet te delen.

Verkoop van bedrijfsonderdelen: als we een deel van of al onze bedrijfsactiviteiten of activa verkopen, moeten we mogelijk uw gegevens verstrekken aan een potentiële koper voor due diligence-doeleinden. Als we worden overgenomen door een derde worden de gegevens die wij over u hebben, verstrekt aan de externe koper.

5. Uw rechten

U hebt de volgende rechten volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming binnen de EU. In de meeste gevallen kunt u ze kosteloos uitoefenen. Als uw belegging via een van onze Amerikaanse bedrijven wordt gedaan, komen u mogelijk niet alle rechten toe die in dit gedeelte worden beschreven.

U hebt het recht om:

  • geïnformeerd te worden over de verwerking van uw gegevens;
  • uw gegevens te laten corrigeren als ze niet correct zijn en te laten aanvullen als ze niet volledig zijn;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens of de verwerking te beperken. Houd er rekening mee dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens of ons vraagt om de verwerking van uw gegevens te beperken, maar waarin wij wettelijk verplicht zijn om dat verzoek te weigeren;
  • uw toestemming voor de verwerking op ieder gewenst moment in te trekken. Houd er echter rekening mee dat we mogelijk nog steeds het recht hebben om uw gegevens te verwerken als wij een andere legitieme reden hiervoor hebben (mogelijk moeten we bijvoorbeeld gegevens bewaren om te voldoen aan een wettelijke verplichting);
  • uw gegevens te laten wissen in bepaalde omstandigheden. Houd er rekening mee dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u ons vraagt om uw gegevens te wissen, maar waarin wij wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren;
  • toegang te vragen tot uw gegevens en informatie te krijgen over de manier waarop wij ze verwerken;
  • uw gegevens te verplaatsen, kopiëren of over te dragen;
  • gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar format en/of ons te verzoeken om deze gegevens over te dragen aan een derde voor zover technisch mogelijk. Houd er rekening mee dat u dit recht alleen hebt voor gegevens die u rechtstreeks aan Janus Henderson hebt verstrekt en dat dit recht mogelijk niet altijd van toepassing is;
  • een klacht in te dienen bij de relevante instantie die toezicht houdt op de bescherming van persoonsgegevens als u vindt dat wij inbreuk hebben gemaakt op uw rechten.
  • geïnformeerd te worden over de manier waarop uw gegevens worden gebruikt in verband met geautomatiseerde besluitvorming die wettelijke of andere aanzienlijke gevolgen voor u heeft.

Houd er rekening mee dat als u uw toestemming voor toekomstige verwerking van uw gegevens intrekt, wij mogelijk niet in staat zijn om u marketingcommunicatie of informatie te sturen over evenementen die gesponsord worden door Janus Henderson. Daarnaast heeft u als wij u marketingcommunicatie sturen altijd de mogelijkheid om u af te melden of aan te geven dat u geen verdere marketingcommunicatie meer van ons wenst te ontvangen (opt out).

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neemt u dan gerust contact met ons op per e-mail privacy@janushenderson.com of per post:

Data Privacy Office
151 Detroit Street
Denver, CO
80206-4805
United States of America

In de EU hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in uw rechtsgebied. Aangezien ons Europese hoofdkantoor is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, kunt u ook contact opnemen met het Information Commissioner’s Office dat toezicht houdt op de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming: https://ico.org.uk/.

6. Opslag, overdracht en bewaartermijn

De gegevens die wij van u verzamelen kunnen worden overgedragen aan en opgeslagen in een land buiten de Europese Economische Ruimte (de “EEE”). Ze kunnen worden verwerkt door personeel buiten de EER dat voor ons werkt of voor een van onze dienstverleners.

Als wij uw gegevens overdragen aan een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat ze worden beschermd en overgedragen op een manier die in overeenstemming is met de wettelijke verplichtingen. Als gegevens worden overgedragen aan een land buiten de EER kan dit bijvoorbeeld op een van de volgende manieren worden gedaan:

  • het land waar wij de gegevens naartoe sturen, is mogelijk door de Europese Commissie goedgekeurd omdat de gegevensbescherming daar toereikend is.
  • de ontvanger heeft mogelijk een contract ondertekend op basis van “modelcontractbepalingen” die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie en die de ontvanger ertoe verplichten uw gegevens te beschermen;
  • het land waar wij de gegevens naartoe sturen, kan zich aangemeld hebben voor een “internationaal kader” dat veilige gegevensuitwisseling mogelijk maakt;
  • als de ontvanger is gevestigd in de VS gaat het mogelijk om een gecertificeerd lid van het Privacy Shield-programma tussen de VS en de EU; of
  • in andere omstandigheden is het mogelijk wettelijk toegestaan dat wij uw gegevens anderszins overdragen aan een land buiten de EER.

U kunt meer informatie krijgen over de bescherming van uw gegevens als ze worden overgedragen aan een land buiten de EER (inclusief een exemplaar van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die wij zijn overeengekomen met de partijen die uw gegevens ontvangen) door contact met ons op te nemen per e-mail privacy@janushenderson.com of per post:

Data Privacy Office
151 Detroit Street
Denver, CO,
80206-4805
United States of America

Wij bewaren gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij bewaren en gebruiken uw gegevens voor zover dat nodig is om te kunnen voldoen aan onze bedrijfsvereisten, wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen, onze activa te beschermen en onze overeenkomsten ten uitvoer te brengen. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

7. Beveiliging

Wij hebben fysieke, administratieve, procedurele en technische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. Wij eisen ook contractueel dat onze externe dienstverleners dergelijke gegevens beschermen volgens de in de EER vereiste norm. Wij passen deze controles regelmatig aan om in te spelen op veranderende vereisten en technologische vooruitgang.

Een van de arbeidsvoorwaarden van medewerkers van Janus Henderson is dat zij verplicht zijn om alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving, inclusief alle wetgeving inzake gegevensbescherming, na te leven. Toegang tot gevoelige informatie is beperkt tot die werknemers die deze informatie nodig hebben om hun functie te kunnen vervullen. Ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van vertrouwelijke klantgegevens door een medewerker van Janus Henderson is verboden en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

8. Wijzigen van deze informatie

Wij zullen deze informatie up-to-date houden. Deze informatie zal altijd beschikbaar zijn op janushenderson.com of op ieder gewenst moment op verzoek.

Attentie