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Politica sulla privacy

Janus Henderson Investors riconosce l’importanza della privacy dell’utente e adotta precauzioni per salvaguardare le sue informazioni. In ultima analisi, il nostro rapporto è basato sulla fiducia e il nostro obiettivo è preservare tale fiducia. Applichiamo questa politica in qualità di titolari del trattamento dei dati in relazione alle informazioni dell’utente; in altri termini, per determinare le finalità e i mezzi del trattamento di tali informazioni. Questa politica definisce le basi per la raccolta, la conservazione e l’utilizzo delle informazioni dell’utente da parte nostra.

Contenuto della presente Informativa sulla Privacy

Chi siamo e come contattarci

Il presente documento descrive la Politica sulla privacy di Janus Henderson Investors (che di seguito sarà indicata anche con i termini “Janus Henderson”, “noi”, ‘ci’, o “nostro/i”). Con Janus Henderson Investors si intendono Janus Henderson Group Plc (reg. 101484) e le sue controllate, unitamente a Janus Henderson Horizon Fund, Janus Henderson Fund e Janus Henderson Capital Funds plc. Janus Henderson raccoglie e utilizza le informazioni nel corso del normale svolgimento delle attività e ha pertanto la responsabilità di garantire che tali informazioni siano utilizzate in conformità con tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati. La presente Politica sulla privacy disciplina il trattamento delle informazioni dell’utente da parte di Janus Henderson, illustrandone le modalità di conservazione e utilizzo da parte delle società del gruppo. Si ricorda che le informazioni possono essere condivise fra Janus Henderson UK e le sue controllate estere.

Per eventuali domande o dubbi in merito alla nostra Politica sulla privacy, o alle modalità di trattamento delle informazioni dell’utente, è possibile contattarci via email scrivendo a privacy@janushenderson.com o tramite il servizio postale all’indirizzo:

Janus Henderson Investors
Data Privacy Office
201 Bishopsgate
London
EC2M 3AE
Regno Unito

Le informazioni che raccogliamo

Per “informazioni” intendiamo tutte le informazioni personali e finanziarie sull’utente che raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e conserviamo. La maggior parte delle informazioni da noi raccolte sono fornite direttamente dall’utente, sia a seguito di registrazione online per ricevere nostre informazioni, sia al momento di diventare un nostro cliente.

Informazioni che raccogliamo durante una visita e/o una richiesta di informazioni dell’utente dal nostro sito web (a titolo di elenco non esaustivo):

  • informazioni di contatto personali (ad es. nome e cognome, posizione aziendale, nome dell’azienda, indirizzo e-mail dell’azienda, numero di telefono aziendale, indirizzo aziendale, città, codice postale e paese); e
  • modalità di accesso e utilizzo del nostro sito web o di altri servizi digitali (ad es. indirizzo IP, posizione, dispositivo e software utilizzato dall’utente, pagine visitate, contenuti visualizzati, link e pulsanti cliccati).

Le informazioni che raccogliamo o elaboriamo sull’utente includono (a titolo di elenco non esaustivo):

  • i servizi o prodotti di Janus Henderson utilizzati dall’utente e le sue interazioni con noi; e
  • le visite dell’utente ai siti web di Janus Henderson, comprese le informazioni raccolte attraverso i cookie che memorizzano informazioni tecniche sui servizi utilizzati dall’utente e sulle sue modalità di utilizzo. Per ulteriori informazioni sui cookie utilizzati da Janus Henderson, consultare la nostra Politica sui cookie.

Oltre a quanto sopra, possiamo anche raccogliere o elaborare ulteriori informazioni su clienti o persone interessate a diventare nostri clienti, che includono (a titolo di elenco non esaustivo):

  • informazioni finanziarie associate alla gestione del suo conto presso di noi, compresi i numeri dei conti bancari e le operazioni effettuate;
  • dettagli sugli investimenti, compresi scopi e/o obiettivi, e profilo di rischio;
  • requisiti normativi come, per esempio, il paese di residenza fiscale, il codice o identificativo fiscale, la firma, i certificati di morte e di matrimonio, il mandato di procura, il giudice tutelare incaricato, le dichiarazioni di fallimento, le modifiche della ragione sociale e dell’atto costitutivo;
  • informazioni su altre persone con cui sussiste un legame finanziario (per es. il coniuge) o che siano co-intestatari o titolari di procura in relazione a uno dei conti dell’interessato (per es. in caso di apertura di un conto a favore di un figlio);
  • nuove informazioni sul conto, compresa la data di nascita e/o l’età, la città o il paese di nascita e la nazionalità;
  • condizione lavorativa, che comprende l’eventuale status di occupato, pensionato o titolare di sussidio;
  • documento di identità, che può consistere in una copia della patente di guida, del passaporto o di altro documento di identificazione (a seconda di quanto ci sarà fornito); e
  • ogni altra informazione pertinente fornita dall’utente nelle comunicazioni intercorse con noi, sia via e-mail che tramite lettera cartacea o chiamata telefonica.

In alcuni casi, è possibile che riceviamo informazioni sull’utente da parte di soggetti terzi, che includono (a titolo di elenco non esaustivo):

  • informazioni ricevute quando ci si avvale di un professionista degli investimenti per presentare una domanda presso di noi;
  • informazioni ricevute da qualsiasi agenzia di protezione dalle frodi in relazione all’utente e al suo conto o ai suoi investimenti;
  • indagini sulla storia personale, comprese le informazioni provenienti dai social media; e
  • eventi per la presentazione di un prodotto d’investimento di Janus Henderson ai quali l’utente si è registrato o ai quali ha partecipato.

Oltre alle categorie di informazioni sopra descritte, Janus Henderson tratterà anche altre informazioni e dati anonimi che non sono elaborati con riferimento a una specifica persona. Le informazioni dell’utente possono essere convertite in dati statistici o aggregati che non possono essere utilizzati a scopo di nuova identificazione. Possono in seguito essere destinati alla produzione di ricerche statistiche e rapporti eventualmente condivisi all’interno di Janus Henderson.

Come e perché usiamo le informazioni

Elaboriamo le informazioni dell’utente nella misura necessaria a svolgere attività di investimento, a fornire allo stesso comunicazioni, ad adempiere ai nostri obblighi normativi e per altri scopi legittimi consentiti dalla legge applicabile. Potremo conservare ed elaborare i dati dell’utente con le seguenti modalità e per le seguenti finalità (a titolo esemplificativo e non esaustivo):

  • aprire conti, amministrare e gestire il conto o i conti di investimento (a seconda del caso), aggiornare i dati dell’utente e tracciare la posizione dell’utente per contattarlo in merito al conto;
  • comprendere le sue esigenze e i suoi interessi;
  • permettere all’utente di utilizzare le funzionalità disponibili e accedervi attraverso il nostro sito web;
  • comunicare con l’utente, in caso di sua richiesta o consenso a tal fine, riguardo a qualsiasi prodotto o servizio, o in altro complesso di circostanze nelle quali l’utente ci abbia domandato di ricevere informazioni da parte nostra;
  • registrare le chiamate in entrata e in uscita per scopi di formazione, monitoraggio e sicurezza;
  • garantire la sicurezza degli investimenti dell’utente ottenendo e/o verificando le istruzioni direttamente dall’interessato o tramite un agente incaricato di agire per suo conto;
  • notificare all’utente ogni modifica riguardante i suoi investimenti e/o contattarlo affinché possa esercitare qualsiasi diritto in relazione ai suoi investimenti;
  • indagare su qualsiasi reclamo, controversia e/o questione riguardante gli investimenti e/o la movimentazione del conto dell’utente;
  • verifica dell’identità, controlli anti-riciclaggio e di altro tipo per confermare l’identità dell’utente e garantire che gli investimenti da noi gestiti per lo stesso adempiano agli obblighi di legge;
  • tenere un registro degli investitori;
  • analizzare e migliorare la fruibilità del nostro sito web (inclusa qualsiasi personalizzazione effettuata dall’utente e da noi conservata utilizzando i cookie (fare riferimento alla nostra Politica sui cookie per ulteriori informazioni));
  • gestire e amministrare la nostra attività;
  • conformarci e valutare la conformità alle leggi, alle norme e ai regolamenti applicabili, oltre che alle politiche e procedure interne;
  • amministrare e aggiornare banche dati che conservano informazioni;
  • per alcune delle nostre attività di profilazione e per altri processi decisionali automatizzati, che possono essere rilevanti per gli investimenti dell’utente e/o per le nostre modalità di gestire gli stessi;
  • anonimizzazione che ci permette di effettuare ricerche di mercato, analisi e sviluppo di statistiche a partire da informazioni non riferite a una persona specifica;
  • per comunicazioni di marketing (se legalmente autorizzati a svolgere tali attività e se l’utente non si è opposto all’utilizzo delle proprie informazioni a tali scopi);
  • per effettuare ricerche presso le agenzie di protezione antifrode prima della domanda, durante la domanda e ciclicamente in seguito alla domanda; e
  • per gestire le richieste dell’utente di esercitare i diritti previsti dalle leggi sulla protezione dei dati.

Ogniqualvolta utilizziamo informazioni, ci assicuriamo che l’utilizzo sia conforme a tutte le leggi applicabili. In base alle leggi sulla protezione dei dati, siamo tenuti a giustificare l’utilizzo delle informazioni con una o più delle seguenti motivazioni:

  1. “Esecuzione del contratto” - le informazioni necessarie per fornire all’utente il conto, prodotto o servizio (per es., dovremo conservare la cronologia delle transazioni per trasmettere un estratto conto).
  2. “Obbligo legale” - siamo tenuti per legge a trattare le informazioni dell’utente (per es. a verificare la sua identità).
  3. “Interesse legittimo” - siamo autorizzati a utilizzare le informazioni dell’utente ove, in definitiva, i vantaggi che ne otteniamo siano legittimi e non vengano superati dagli interessi o dai diritti legali dell’utente (per es. abbiamo interesse a sapere ciò che piace o non piace ai nostri clienti in modo da poter offrire prodotti e servizi migliori).
  4. “Consenso” - in alcuni casi possiamo ottenere il consenso dell’utente a utilizzare le informazioni in un determinato modo o laddove la legge richieda di ottenere il consenso (per es. il consenso a inviare all’utente informazioni su nuovi prodotti. Ogni volta che il “consenso” è l’unico motivo per il quale utilizziamo le informazioni, l’utente ha il diritto di cambiare idea e modificare o revocare il proprio consenso).

Condivisione delle informazioni dell’utente

Possiamo condividere le informazioni dell’utente internamente a Janus Henderson (sia nel Regno Unito che a livello internazionale) per le finalità sopra descritte. Tutti i nostri dipendenti e collaboratori sono tenuti a seguire le nostre politiche sulla privacy e sulla sicurezza dei dati nel trattamento delle informazioni.

Possiamo condividere le informazioni dell’utente anche esternamente a Janus Henderson, nelle circostanze sotto specificate.

Obblighi di legge: condividiamo le informazioni: (i) nella misura in cui siamo obbligati a farlo dalla legge applicabile, da un ente pubblico o dalle forze dell’ordine, o a scopo di prevenzione dei reati (inclusa la protezione dalle frodi); (ii) in relazione a qualsiasi procedimento legale (inclusi quelli futuri); o (iii) al fine di far valere o tutelare i nostri diritti legali.

Fornitori di servizi: condividiamo le informazioni con i nostri fornitori di servizi (inclusi servizi cloud, archiviazione dati, vendite, marketing, indagini e assistenza clienti). I nostri contratti con i fornitori di servizi prevedono anche il loro impegno a limitare l’uso delle informazioni e a rispettare standard di privacy e sicurezza almeno pari a quelli previsti dalla nostra Politica sulla privacy.

Rapporti con terzi: condividiamo le informazioni dell’utente con terzi affiliati, compresi istituti finanziari quali consulenti per gli investimenti e agenti di trasferimento. Questi soggetti terzi saranno soggetti ad opportuni obblighi di protezione dei dati e utilizzeranno le informazioni dell’utente attenendosi strettamente a quanto previsto nella nostra Politica sulla privacy.

Consenso: quando l’utente ci chiede di condividere le sue informazioni con altri soggetti (per esempio, se si avvale dei servizi di un consulente professionale dopo essere diventato nostro cliente e ci chiede di fornire informazioni relative al suo conto a tale consulente professionale) o comunque in altre circostanze nelle quali abbiamo ottenuto il suo consenso a procedere. Ove condividessimo informazioni in modo diverso da quanto consentito o specificato sopra, daremo modo all’utente di esprimere il suo assenso o diniego a procedere.

Cessione d’impresa: se vendiamo una parte o la totalità della nostra azienda o attività, potremmo essere tenuti a divulgare le informazioni dell’utente a un potenziale acquirente a fini di due diligence. Se la nostra società è oggetto di acquisizione da parte di un soggetto terzo, le informazioni in nostro possesso riguardanti l’utente saranno divulgate alla società acquirente.

I diritti dell’utente

Ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili, l’utente è titolare dei diritti di seguito specificati che sono in maggior parte esercitabili gratuitamente. In caso di investimento tramite una delle nostre società non appartenenti all’UE, l’utente potrebbe non aver diritto a tutti i diritti indicati in questa sezione.

L’utente ha diritto di:

  • essere informato sul trattamento dei suoi dati;
  • ottenere la correzione dei suoi dati se inesatti e l’integrazione dei dati incompleti;
  • opporsi al trattamento o limitare il trattamento dei suoi dati. In talune circostanze, si informa che malgrado l’opposizione dell’utente al trattamento dei dati o la sua richiesta di limitazione del trattamento, la legge ci autorizza a respingere tale richiesta;
  • revocare il consenso al trattamento dei suoi dati in qualsiasi momento. Si informa, tuttavia, che il trattamento delle informazioni potrebbe essere comunque autorizzato ove sussista un altro motivo legittimo per elaborare le informazioni dell’utente (per es. la necessità di conservare le informazioni per adempiere a un obbligo legale).
  • ottenere la cancellazione dei suoi dati in determinate circostanze. In talune circostanze si informa che, malgrado la richiesta dell’utente di cancellazione dei dati, la legge ci autorizza alla conservazione degli stessi;
  • chiedere l’accesso ai suoi dati e ottenere informazioni sulle nostre modalità di trattamento;
  • spostare, copiare o trasferire i suoi dati;
  • ricevere alcune informazioni in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e/o chiedere la trasmissione di tali dati a terzi ove tecnicamente possibile. Si specifica che questo diritto riguarda esclusivamente le informazioni che l’utente ha fornito direttamente a Janus Henderson e potrebbe non applicarsi in ogni circostanza;
  • proporre reclamo al garante incaricato della protezione dei dati se reputa di aver subito la violazione di uno dei suoi diritti. Poiché la nostra sede europea è nel Regno Unito, è possibile rivolgersi anche all’Information Commissioner’s Office (ICO), che fa valere le leggi sulla protezione dei dati: https://ico.org.uk; e
  • essere informato sulle modalità di utilizzo dei suoi dati in relazione a processi decisionali automatizzati che producono effetti legali o comunque hanno un impatto significativo sull’utente.

L’utente può esercitare i suoi diritti inoltrando una richiesta online o contattandoci via email all’indirizzo privacy@janushenderson.com

Si avvisa che, in caso di revoca del consenso al futuro trattamento dei dati, potremmo non essere in grado di inviare all’utente alcune comunicazioni di marketing o informazioni riguardanti eventi sponsorizzati da Janus Henderson. Inoltre, le nostre comunicazioni di marketing sono sempre accompagnate dalla possibilità di disiscriversi o revocare l’autorizzazione a ricevere ulteriori nostre comunicazioni di marketing.

Per eventuali domande o dubbi in merito alla nostra Politica sulla privacy, o alle modalità di trattamento delle sue informazioni, l’utente può contattarci via email all’indirizzo privacy@janushenderson.com, o tramite il servizio postale all’indirizzo:

Janus Henderson Investors
Data Privacy Office
201 Bishopsgate
London
EC2M 3AE
Regno Unito

Archiviazione, trasferimento e conservazione

Le informazioni che raccogliamo dall’utente possono essere trasferite e conservate in un luogo fuori dallo Spazio Economico Europeo (lo “SEE”) e/o fuori dal suo paese di cittadinanza o residenza. Possono essere elaborate da personale operativo che lavora alle nostre dipendenze o alle dipendenze di uno dei nostri fornitori di servizi.

In caso di nostro trasferimento delle informazioni dell’utente in un paese fuori dallo SEE, e/o fuori dal suo paese di cittadinanza o residenza, garantiremo la loro protezione e il loro trasferimento nel rispetto dei requisiti di legge. A titolo di esempio, il trasferimento sarà possibile con una delle seguenti modalità:

  • il paese al quale inviamo le informazioni può essere autorizzato dalla Commissione Europea o dalle autorità competenti in materia di protezione dei dati come paese che offre un livello adeguato di protezione delle informazioni;
  • il destinatario dei dati personali potrebbe aver sottoscritto un contratto basato su “clausole contrattuali tipo” approvate dalla Commissione Europea, che lo obbliga a proteggere le informazioni dell’utente;
  • il paese al quale inviamo le informazioni può sottoscrivere un “accordo quadro internazionale” destinato a consentire la condivisione sicura dei dati; o
  • in altre circostanze la legge può permetterci di trasferire in altro modo le informazioni dell’utente fuori dallo SEE e/o fuori dal suo paese di cittadinanza o residenza.

È possibile ottenere maggiori dettagli sulla protezione dei dati personali trasferiti fuori dallo SEE (inclusa una copia delle clausole standard di protezione dei dati che abbiamo stipulato con i destinatari delle informazioni dell’utente) scrivendoci all’indirizzo email privacy@janushenderson.com o tramite il servizio postale all’indirizzo:

Janus Henderson Investors
Data Privacy Office
201 Bishopsgate
London
EC2M 3AE
Regno Unito

Conserveremo le informazioni necessarie per adempiere alle finalità della loro raccolta. Conserveremo e utilizzeremo le informazioni dell’utente per quanto necessario ad adempiere alle esigenze aziendali, agli obblighi legali, alla risoluzione di controversie, alla protezione delle nostre attività e al rispetto dei nostri accordi. Non conserveremo le informazioni personali più a lungo del necessario.

Poniamo in essere garanzie fisiche, amministrative, procedurali e tecniche per proteggere le informazioni dell’utente da accesso, utilizzo o divulgazione non autorizzati. Inoltre, richiediamo per contratto che i nostri fornitori di servizi esterni proteggano tali informazioni secondo gli standard richiesti dalle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Aggiorniamo regolarmente questi controlli per rispondere alle mutevoli esigenze e ai progressi della tecnologia.

Come requisito per essere assunti, i dipendenti di Janus Henderson sono tenuti a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili, incluse le leggi sulla protezione dei dati. L’accesso alle informazioni sensibili è limitato ai dipendenti che ne hanno bisogno per svolgere il loro incarico. L’uso non autorizzato o la divulgazione di informazioni riservate sui clienti da parte di un dipendente di Janus Henderson è proibito e può comportare misure disciplinari.

Informazioni importanti per i residenti in California

Queste informazioni aggiuntive vengono fornite come richiesto dalla legge statale californiana sulla protezione dei dati (il “California Consumer Privacy Act” o “CCPA”).  Il CCPA fornisce ai residenti in California diritti specifici sulla privacy, compreso il diritto a:

  • Conoscere le informazioni personali da noi raccolte sull’utente negli ultimi 12 mesi;
  • Richiedere la cancellazione dei propri dati personali, da noi raccolti o conservati;
  • Ricevere pari trattamento per l’esercizio di tali diritti (ovvero, non discriminiamo l’utente che esercita uno dei suoi diritti ai sensi del CCPA); e
  • Ricevere queste informazioni in un formato facilmente fruibile.

I residenti in California possono fare riferimento alla nostra Politica sulla privacy consultabile dal nostro sito web statunitense per sapere come esercitare i propri diritti o autorizzare un’altra persona ad agire in loro vece.

Modifiche alle presenti informazioni

Aggiorneremo con regolarità queste informazioni, che saranno sempre disponibili su janushenderson.com o su richiesta in qualsiasi momento.