Spezzare il ciclo del lavoratore "impegnato": tre passaggi per padroneggiare la gestione del tempo

Di recente ho parlato con un consulente che si lamentava del fatto che le infinite distrazioni quotidiane in ufficio rendevano difficile concentrarsi sulla crescita del suo studio di consulenze, per non parlare del prendersi del tempo lontano dal lavoro per riposarsi, ricaricarsi e combattere lo stress.

Non è il solo. Secondo una ricerca dell'American Psychological Association, il 51% di ogni giornata lavorativa viene dedicato a compiti di scarso o nessun valore. Al contempo, solo il 20% dei lavoratori ritiene di avere sotto controllo il proprio carico di lavoro.¹

A proposito di tempo perso: sto scrivendo questo post a fine luglio, quel momento nel cuore dell'estate in cui mi rendo sempre conto con angoscia che oltre metà dell'anno è già alle mie spalle. Ripensandoci, non posso fare a meno di pensare a quanto tempo ho trascorso a spegnere incendi e a quanto poco ho dedicato a concentrarmi sulle priorità.

È una sensazione familiare? Se ci si sente scoraggiati per il tempo perso, potrebbe essere utile capire esattamente perché si tende a essere così disastrosi nella gestione dei compiti e del tempo.

Cosa ci dicono gli studi sulle nostre scarse capacità di gestione del tempo

Una ricerca, pubblicata con il titolo "The Mere Urgency Effect", si proponeva di comprendere come le persone decidono su cosa lavorare quando si trovano ad affrontare compiti che implicano vari gradi di urgenza e importanza. Secondo la ricerca, le persone hanno una tendenza psicologica a dare priorità ai compiti con una scadenza rispetto a quelli senza, anche se questi ultimi promettono una ricompensa futura maggiore.² È quindi logico che la nostra attenzione venga spesso distolta dalle questioni in apparenza più urgenti che ci affliggono quotidianamente.

L'effetto è ancora più evidente nelle persone che si descrivono come "impegnate". Gli stessi ricercatori hanno scoperto che coloro che si definiscono impegnati tendono a scegliere compiti urgenti che promettono una ricompensa minore perché sono preoccupati di quanto tempo ci vorrà per portarli a termine. Se ci si sente già sotto pressione a causa dei limiti di tempo, si sarà portati a dare priorità a quei compiti che tengono concentrati sull'orologio.

Quindi, un consulente come può sfruttare il rallentamento del periodo estivo per migliorare le proprie capacità di gestione del tempo e garantire che vengano portati a termine i compiti che garantiscono poi una ricompensa maggiore? Ecco tre passaggi per elaborare un programma con cui concludere l'anno in bellezza.

1. Iniziamo tenendo a mente la fine

Quando abbiamo un'idea chiara di dove vogliamo arrivare, possiamo essere più determinati nel raggiungere i nostri obiettivi. Un sistema che può rendere la definizione degli obiettivi più gestibile e attuabile è quello di scomporre gli obiettivi in "traguardi".

Stabilire i traguardi implica individuare e dare la precedenza alle prime iniziative, da tre a sette, che sono critiche per la mission del nostro studio professionale nei prossimi 90 giorni. Si tratta di ambiti che richiedono un'attenzione e risorse mirate per promuovere il successo dell'organizzazione. Definire e allineare questi traguardi e poi stabilire quanto tempo dedicare a ciascuno di essi garantisce che tutti i membri del team lavorino per raggiungere obiettivi comuni. Questo approccio promuove inoltre un sentimento di realizzazione individuale e spirito di squadra, man mano che ogni traguardo viene raggiunto, il che contribuisce ai progressi e al dinamismo del team.

In conclusione, nel decidere quanto tempo dedicare a un determinato compito, chiediamoci se questo tempo è direttamente collegato a uno dei traguardi prefissati. In caso contrario, valutiamo come ridurre al minimo il tempo impiegato per completarlo.

2. Gestiamo il sovraccarico di posta elettronica

Per contrastare l'incessante afflusso di messaggi, è fondamentale adottare un approccio strutturato alla gestione della posta elettronica. Iniziamo a stabilire orari specifici durante il giorno per controllare le e-mail in arrivo anziché controllare costantemente la posta elettronica, cosa che può rappresentare una distrazione importante. Sfruttiamo strumenti e funzionalità come filtri e cartelle per ordinare automaticamente le email in arrivo in base a priorità, mittente o argomento, così da concentrarci prima sui messaggi più importanti.

Un'altra strategia è quella di applicare la "regola dei due minuti" per le e-mail a cui è possibile rispondere rapidamente: se una risposta o un'azione richiede meno di due minuti, occupiamocene immediatamente. Per le e-mail che richiedono maggiore attenzione, appuntiamoci di gestirle successivamente, in un momento specifico. Anche annullare l'iscrizione alle newsletter e alle e-mail promozionali non necessarie può ridurre notevolmente il disordine.

L'utilizzo di queste strategie può aiutare a gestire la posta elettronica in modo più efficiente, a liberare tempo per attività più importanti e a ridurre la sensazione di essere sopraffatti da una casella di posta piena.

3. Eseguiamo l'esercizio "Inizio, pausa, mantenimento"

Questo approccio può portare a notevoli miglioramenti in termini di produttività ed efficienza.

Inizio: iniziamo con l'individuare prassi nuove che potrebbero migliorare la gestione del tempo, come ad esempio stabilire priorità quotidiane, utilizzare tecniche di ripartizione del tempo o adottare strumenti di produttività come task manager e calendari. L'introduzione di queste strategie può aiutare a creare una giornata lavorativa strutturata e a garantire di concentrarsi sulle attività ad alto rendimento.

Poi, prendiamo in esame le nostre abitudini attuali e decidiamo cosa mettere in pausa. Ciò potrebbe voler dire eliminare le attività che fanno perdere tempo, come troppe riunioni, il controllo costante della posta elettronica o il multi-tasking, che spesso si traduce in una riduzione dell'efficienza. Mettere in pausa queste attività può far recuperare tempo prezioso e consentire di concentrarsi su lavori più rilevanti.

Infine, identifichiamo e curiamo il mantenimento delle prassi efficaci di gestione del tempo che sono già in atto, come revisioni periodiche dello stato di avanzamento o il delegare positivamente compiti agli altri. Rafforzare le abitudini positive aiuta a mantenere lo slancio e a sostenere gli aumenti di produttività. Attraverso questo esercizio di riflessione, i team possono promuovere la cultura del miglioramento continuo e dell'adattabilità, il che in ultima analisi crea ambienti di lavoro più efficienti e appaganti.

Padroneggiare la gestione del tempo non significa semplicemente incastrare più compiti ancora nel corso della giornata, ma piuttosto lavorare in modo più intelligente per raggiungere risultati di rilievo. Assegnando una priorità ai vari compiti, definendo obiettivi chiari e sfruttando la tecnologia, le persone e i team possono trasformare il loro modo di lavorare, aumentare la produttività e ridurre lo stress.

È inoltre fondamentale riconoscere il ruolo del benessere personale nella gestione del tempo. Gestire efficacemente il proprio tempo è fondamentale per ridurre lo stress, il che a sua volta è fondamentale per conservare mente e corpo sani così da poter mantenere concentrazione ed energia per tutta la giornata lavorativa.

Per chi è interessato ad altre strategie di gestione del tempo, gli specialisti gestionali del nostro studio di consulenza sono sempre a disposizione.